Domů     O nás     Služby     Kontakty     Certifikáty

Ochrana osobních údajů

V rámci České republiky se od 25.5.2018 vztahuje na ochranu osobních údajů primárně Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (General Data Protection Regulation, GDPR), jehož účelem je chránit práva občanů proti neoprávněnému nakládání s jejich osobními údaji.
Správce KOS Trading, a.s. se sídlem Stará Ježnická 1556/1, Pod Bezručovým vrchem, 794 01 Krnov, IČO: 60793562, zapsaný v OR, vedeném Krajským soudem v Ostravě, sp. zn. B 1059 (dále jen „Správce") a jeho zaměstnanci mají respektovat zásady, na kterých GDPR stojí: 

  • zákonnost, korektnost, transparentnost - správce musí zpracovávat osobní údaje na základě nejméně jednoho právního důvodu a vůči subjektu údajů transparentně,
  • omezení účelu - osobní údaje musí být shromažďovány pro určité a legitimní účely a nesmějí být zpracovávány neslučitelným způsobem s těmito účely,
  • minimalizace údajů - osobní údaje musí být přiměřené a relevantní ve vztahu k účelu, pro které jsou zpracovávány (pokud by bylo možné dosáhnout účelu i bez zpracování některých osobních údajů, je nutné tyto nadbytečné osobní údaje přestat zpracovávat),
  • přesnost - osobní údaje musí být přesné,
  • omezení uložení - osobní údaje by měly být uloženy ve formě umožňující identifikaci subjektu údajů jen po nezbytnou dobu (ledaže je dána některá z výjimek stanovených v GDPR či oprávněný souhlas subjektu údajů) pro dané účely, pro které jsou zpracovávány,
  • integrita a důvěrnost - technické a organizační zabezpečení osobních údajů.

Na základě výše uvedeného Správce informuje subjekty osobních údajů, zejména Vás - naše ctěné zákazníky, o tom, jaká práva jim dle GDPR náleží.

Subjekty údajů mají: 

  • Právo na přístup umožňuje subjektu údajů zjistit, zda a případně jaké údaje o jeho osobě správce zpracovává a uchovává, účel, právní základ, způsob a dobu zpracování a o příjemcích, kterým jsou osobní údaje zpřístupněny. Stejně tak má každý subjekt údajů právo na kopie všech osobních údajů, které o něm správce zpracovává. Tím by však nikdy neměla být dotčena práva ostatních (zejména právo na ochranu jejich osobních údajů, ale rovněž se může jednat o ochranu duševního vlastnictví či obchodního tajemství). Subjekt údajů také má být informován o tom, zda jsou jeho osobní údaje využívány k automatickému rozhodování nebo profilování. V této souvislosti má subjekt údajů právo dozvědět se také, jaké postupy, význam a předpokládané důsledky takové zpracování může představovat.
  • Právo na opravu poskytuje subjektu údajů právo dožadovat se nápravy v případě, kdy zjistí, že evidované údaje nejsou správné, přesné nebo úplné.
  • Právo na výmaz („právo být zapomenut") opravňuje subjektu údajů požadovat odstranění svých údajů u správce, pokud nastane některý z těchto případů:
  • osobní údaje jsou evidovány a zpracovávány protiprávně;
  • zpracování bylo založeno na souhlasu, který byl odvolán, a zároveň neexistuje jiný právní důvod pro jejich zpracování;
  • osobní údaje již nejsou pro účel, pro který byly uchovávány a zpracovávány, nadále potřeba;
  • subjekt údajů vznese námitku proti zpracování, založeném na oprávněných zájmech správce osobních údajů a tyto oprávněné zájmy nepřeváží zájem na ochraně osobních údajů občana.
  • o osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Unie nebo členského státu, které se na správce vztahuje;
  • osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti u dětí pod 16.
  • V případě uplatnění práva na výmaz je subjekt údajů oprávněn požadovat výmaz všech výskytů a odkazů na jeho osobní údaje ve všech jejich kopiích.
  • Právo na omezení zpracování stanovuje správci osobních údajů omezit zpracovávání osobních údajů v těchto případech:
  • subjekt údajů popírá přesnost zpracovávaných údajů (je možné požadovat omezení zpracování na dobu nutnou k ověření přesnosti osobních údajů);
  • jestliže zpracování osobních údajů je protiprávní, může subjekt údajů místo výmazu požadovat omezení zpracování (tedy aby je správce po vymezenou dobu pouze uchoval, avšak jinak nezpracovával);
  • ačkoli osobní údaje již nejsou potřeba pro vytyčený účel správce, mohou být i nadále potřebné pro občana, např. pro obhajobu právních nároků;
  • jestliže subjekt údajů již vznesl námitku proti zpracování údajů, je oprávněn zároveň požadovat omezení zpracování na dobu nutnou k ověření, zda oprávněné zájmy správce převáží nad zájmy subjektu údajů.
  • Právo na přenositelnost umožňuje subjektu údajů získat své osobní údaje ve strukturované strojově čitelné podobě. Rovněž může požadovat, aby tyto údaje byly předány přímo jinému správci, pokud je to (technicky) možné a proveditelné. Právo se však uplatní, pokud je zpracování osobních údajů založeno na souhlasu či smlouvě a zpracování se provádí automatizovaně.
  • Právo podat stížnost u dozorového úřadu přináleží všem osobám, jejichž osobní údaje správce zpracovává. Se svojí stížností se mohou obrátit na dozorový orgán, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochova 27, 170 00 Praha 7, tel.: 234 665 111, web: www.uoou.cz.

Právo vynést námitky

Právo vznést námitky proti zpracování svých osobních údajů, založeném na oprávněném nebo veřejném zájmu správce. 

Tato práva mohou subjekty uplatnit: 

  • ústně - v sídle Správce: Stará Ježnická 1, 794 01 Krnov
  • písemně - osobně v sídle Správce (doporučujeme si předem dohodnout termín) nebo poštou na adresu sídla Správce: Stará Ježnická 1, 794 01 Krnov
  • e-mailem: servis@kostrading.cz
  • telefonicky na tel. čísle: 554 616 423

Lhůta na zpracování žádosti: 

  • Žádosti budou zpracovány do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Lhůtu lze ve výjimečných případech prodloužit o dva měsíce, zejména z důvodu komplexnosti a obtížnosti případu, o čemž musí být subjekt údajů ze strany správce informován, včetně důvodů prodloužení.

Postup k uplatnění těchto práv subjektu údajů: 

  1. Přijetí žádosti
  2. Identifikace žadatele
  3. Vyhodnocení žádosti
  4. Rozhodnutí o žádosti
  5. Výkon rozhodnutí
  6. Informování žadatele

Kdy dochází, resp. může dojít ke zpracování osobních údajů v rámci činnosti KOS Trading, a.s. 

1. Informační e-mailový newsletter

1.1. Rozsah a účel zpracování 

Na webových stránkách Správce mají naši zákazníci možnost se přihlásit k odběru našeho bezplatného newsletteru. Ten informuje především o aktuálních nabídkách Správce, přináší praktické rady, informace o dění u Správce a může obsahovat i další obchodní sdělení. Nezbytným údajem pro registraci je Vaše e-mailová adresa. 

1.2. Právní základ

Zpracování Vašich osobních údajů je založeno na Vašem svobodném udělení souhlasu podle článku 6 odst. 1 písm. a) GDPR, kdy zároveň potvrzujete, že jste si přečetl(a) si a porozuměl(a) zásadám ochrany osobních údajů a přejete si dostávat newsletter. Souhlas s odběrem newsletteru můžete kdykoliv a bez udání důvodů odvolat odhlášením z odběru v rámci každého newsletteru, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním. 

1.3. Doba uchování

Vaší emailovou adresou disponujeme tak dlouho, dokud budete k newsletteru přihlášeni. V návaznosti na Vaše odhlášení odběru dojde rovněž k výmazu Vaší e-mailové adresy. Další uchování se může uskutečnit jen v jednotlivých případech, pokud to vyžaduje zákon. 

1.4. Případní příjemci osobních údajů, předání do třetí země

V rámci splnění ze strany Správce mohou být příslušné osobní údaje pouze v nezbytném rozsahu a výhradně pro příslušný účel zpřístupněny rovněž různým subjektům kupř.: 

  • zaměstnancům a orgánům Správce
  • poskytovateli emailových schránek (e-mail)
  • poskytovatelům služeb Správce v oblasti e-mailového rozesílání

Předání do třetí země se nepředpokládá, ledaže subjekt údajů je z třetí země nebo si nechá newsletter zasílat do třetí země. 

2. Zpracování osobních údajů v návaznosti na plnění smluvních závazků KOS Trading, a.s.

2.1. Rozsah a účel zpracování

Abychom mohli našim zákazníkům poskytovat služby, musíme s nimi rovněž uzavírat smlouvy. Jedním z náležitostí jakéhokoli smluvního vztahu, resp. smlouvy je také jasná identifikace smluvních stran, včetně Vás.
Co do rozsahu tak budeme zpracovávat jen osobní údaje poskytnuté přímo Vámi, a to: 

Osobní údaje většinou získáváme přímo od Vás prostřednictvím našeho webu, e-mailu nebo při komunikaci s Vámi. Ve většině případů zpracováváme osobní údaje, které nám poskytnete v rámci objednávání zboží nebo služeb nebo při komunikaci s námi.
Osobní údaje přímo od Vás nezískáváme sledováním Vašeho chování na našem webu.
Předmětné osobní údaje mohou být shromažďovány i elektronicky, v rámci informačního systému. Případné automatizované zpracování osobních údajů bude pouze v základní formě a pro účely vytváření databází (kupř. pro vytváření přehledů o objednávkách jednotlivých zákazníků, správa pohledávek) - dle názoru Správce důsledky takového zpracování nejsou pro subjekt údajů negativní. 

2.2. Právní základ

Zpracování Vašich osobních údajů je založeno na nezbytnosti zpracování osobních údajů pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou jste coby subjekt údajů, nebo za účelem přijetí opatření na žádost subjektu údajů před uzavřením smlouvy [viz článek 6 odst. 1 písm. b) GDPR]. 

2.3. Doba uchování

Doba, po kterou budou osobní údaje uloženy: údaje budou uloženy min. na dobu trvání vzájemného smluvního vztahu a na dobu, po kterou je možno uplatnit vůči sobě práva a povinnosti (tedy dle délky promlčecí doby, resp. trvání soudního či jiného řízení, v nichž jsou vzájemná práva/povinnosti předmětem posouzení), k níž se připočte doba jedno roku. Je-li Správce plátcem DPH, je dle současné legislativy povinen uchovávat všechny daňové doklady po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo zdanitelné plnění (jiné účetní doklady nebo účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy pak po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. Použije-li Správce coby účetní jednotka účetní záznamy i pro jiný účel než uvedený v § 31 odst. 1 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a to zejména pro účely trestního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, správního řízení, občanského soudního řízení, daňového řízení, výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo něj, nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění anebo pro účely ochrany autorských práv, postupují po uplynutí dob úschovy uvedených v § 31 odst. 2 zákona o účetnictví dále tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené účely; v případě, kdy účetní jednotky použijí účetní záznamy k těmto účelům, platí všechna ustanovení tohoto zákona týkající se účetních záznamů obdobně.
Likvidace předmětných osobních údajů bude provedena skartací a vymazáním souborů v případě, že osobní údaje byly poskytnuty či uchovávány v elektronické podobě.
 

2.4. Případní příjemci osobních údajů, předání do třetí země

Primárním příjemcem Vašich osobních údajů jsou naši pracovníci, a to vždy s příslušnou kompetencí a jen v jejím rozsahu - zejm. osoby vyřizující objednávky, zajišťující diagnostiku a opravu, osoby zajišťující fakturaci/příjem plateb nebo komunikaci se zákazníky apod., popř. třetí osoby výše uvedené zajišťující pro Správce, a to včetně servisní organizace subjektů třetích osob (autorizované servisy).
Osobní údaje vedle Správce mohou zpracovávat a užít za určitých podmínek a v co nejmenším rozsahu i tyto osoby a zpracovatelé: 

  • poskytovateli poštovních/kurýrních služeb či e-mailových služeb (jméno, příjmení, adresa, tel. číslo, e-mail),
  • poskytovateli odborných/technických služeb pro Správce ‒ kupř. účetní, advokát, technický poradce, soudní znalec (jméno, příjmení, adresa, datum narození - dle rozsahu poskytovaných služeb)
  • osobám vymáhajícím pohledávky (jméno, příjmení, adresa, datum narození, právní titul, výše pohledávky atp.) či soudům, soudním exekutorům při uplatnění práv Správce,
  • servisní organizace subjektů třetích osob - zejména autorizované servisy (jméno, příjmení, adresa, tel. číslo, e-mail),
  • orgánům státní správy či veřejné moci za účelem plnění jejich povinností (kupř. finanční úřad, soudy).

Předání do třetí země se nepředpokládá, ledaže se smlouva týká třetí země nebo osoby z třetí země. 

3. Kamerový záznam v rámci areálu KOS

3.1. Rozsah a účel zpracování

V areálu Krnovských opraven a strojíren s.r.o., kde sídlí naše provozovna, je provozován kamerový systém, jehož účelem je zaznamenání pohybu osob s cílem zvýšit tak bezpečnost a ochranu majetku.
Co do rozsahu bude zaznamenávána Vaše vizuální podoba a rozsah Vašeho pohybu v rámci areálu Krnovských opraven a strojíren. 

3.2. Právní základ

Zpracování Vašich osobních údajů je založeno na oprávněném zájmu Správce ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR.
Správce považuje záznam pomocí kamerového systému za oprávněný zájem, který chrání nejen majetek ve vlastnictví či správě Správce, ale i zdraví, bezpečnost a majetek jeho zaměstnanců a třetích osob (zejména Krnovských opraven a strojíren s.r.o. či vlastníka nemovitostí v areálu) - jedná se tedy o ochranu proti vandalismu, krádežím, vloupáním a zamezení vstupu nežádoucích osob do objektů Správce. Nezbytnost zaznamenávat pomocí kamer osoby pohybující se v areálu je dána i s ohledem na potřebu zajištění ochrany know-how a obchodních tajemství provozovatele areálu i dalších v prostorách působících subjektů. Monitorování je prováděno v takové míře, která nezasahuje do základních práv a svobod lidí, zejména tedy práva na soukromí, a monitorované subjekty jsou přehledně a transparentně informovány o tom, že je prostor snímán kamerami. Zákazníkovi či jakýmkoliv třetím osobám nehrozí přímá ani nepřímá újma, neboť kamery nezasahují do jejich soukromí. V návaznosti na výše uvedené lze shrnout, že výhody spojené se záznamem pomocí kamerového systému převažují nad dopadem do práv a svobod zákazníka. Opatření provedená ze strany Správce ve vztahu k záznamům kamerových systémů lze považovat taktéž za bezpečnostně vyhovující. 

3.3. Doba uchování

Doba, po kterou budou osobní údaje uloženy: max. 6 týdnů.
Likvidace předmětných osobních údajů se provádí automatickým vymazáním přepisem novým záznamem při naplnění kapacity záznamového zařízení.

3.4. Případní příjemci osobních údajů, předání do třetí země

Primárním příjemcem Vašich osobních údajů je Správce, a to jen v případě, že by kamerový záznam byl zcela nezbytně potřeba - kupř. prošetření podezření z páchání trestné činnosti.
Osobní údaje vedle Správce mohou zpracovávat a užít za určitých podmínek a v co nejmenším rozsahu i tyto osoby: 

  • servisní subjekt záznamového zařízení (nejedná se o cílené zpracování či záměrného příjemce, pouze tato servisní organizace může přijít do kontaktu se záznamem při provádění své činnosti)
  • subjekty s provozovnami v areálu Krnovských opraven a strojíren (nejedná se o cílené zpracování osobních údajů našich zákazníků, ale využití záznamu je pouze pro zajištění bezpečnost a ochranu majetku těchto subjektů)
  • orgány státní správy či veřejné moci za účelem plnění jejich povinností (kupř. Policie ČR, soudy v případě řešení trestné činnosti).

Předání do třetí země se nepředpokládá.